1.      Inleiding Stichting Project Icarus Privacy Statement

Dit is de privacyverklaring van Stichting Project Icarus. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer je en e-mail verzendt aan ons. Wij leggen je duidelijk uit hoe wij je gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven we je duidelijk inzicht in hoe je gebruik kunt maken van je rechten met betrekking tot gegevensverwerking.

Wat doet Stichting Project Icarus precies? Stichting Project Icarus is een educatieve dagbesteding in de ICT voor jongvolwassenen met een beperking. In een ongedwongen en levendige sfeer wordt geleerd, gewerkt en plezier gemaakt. Als groep werken we aan websites en kunnen we ook de hosting en het serverbeheer regelen.

Omdat we in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben we gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring. Vaak zijn er namelijk situaties waarin Stichting Project Icarus je persoonsgegevens dient te verzamelen en te verwerken/gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van facturen. Het is belangrijk dat je weet wat er met je persoonsgegevens gebeurt en hoe je jouw wensen met betrekking tot de omgang met je persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.

Stichting Project Icarus neemt jouw privacy erg serieus en zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG wetgeving. Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 toepasselijk in Nederland.

Heb je het idee dat er niet op correcte wijze wordt omgegaan met jouw persoonsgegevens? Aarzel dan niet om direct contact met ons op te nemen!

[email protected] l +31 (0)6 46 13 92 96

Godfried Bomansstraat 2a l 4103 WR l Culemborg

KvK Nr. 64655253

2.      Categorieën persoonsgegevens

Voor ons is het noodzakelijk bepaalde persoonsgegevens op te vragen om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (over het algemeen) opvragen:

• Voornaam en achternaam;
• (Persoonlijk) e-mailadres (let op: de AVG schaart ook bepaalde bedrijfse-mailadressen onder persoonsgegevens. Denk aan het e-mailadres [email protected]).

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden verstrekt, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze worden opgegeven voor verwerking door Stichting Project Icarus.

3.      Grondslag en doel voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG wetgeving zijn wij verplicht een rechtmatige grondslag te hebben voor verwerking van je persoonsgegevens. Artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c van de AVG zijn toepasselijk op onze situatie: de verwerking van je persoonsgegevens wordt gedaan op basis van jouw toestemming, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Stichting Project Icarus of omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft ons vervolgens voor om duidelijk aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn. Hieronder volgt daarom een overzicht met verschillende verwerkingsdoeleinden.

• Er zijn een aantal doelen waar Stichting Project Icarus je persoonsgegevens voor verzamelt;

1. Stichting Project Icarus Nieuwsbrief

Bij Stichting Project Icarus verzenden we zo nu en dan een nieuwsbrief. Deze ontvangt je enkel wanneer je hiervoor gekozen hebt. Je ontvangt geen nieuwsbrief als je hiervoor niet expliciet toestemming hebt gegeven.

2. Contact opnemen

Heeft je een e-mail gestuurd naar [email protected] of [email protected]?  Heb je informatie achter gelaten op de site of per telefoongesprek? Dan bewaren wij deze gegevens, zodat wij weer contact met jou kunnen opnemen. Zo blijft een e-mailbericht bij ons bewaard.

3. Het verzenden en bewaren van facturen

Dit verwerkingsdoel ziet op facturen die wij ontvangen, of facturen die wij verzenden aan jou. De meeste facturen zijn voorzien van persoonsgegevens: denk aan de aanhef. Ook kan het zijn dat een factuur ontvangen/verzonden wordt aan een bedrijfse-mailadres met een naam erin. Daarnaast kunnen persoonlijke adresgegevens op facturen vermeld worden.

Nu is het zo dat wij een wettelijke plicht hebben te factureren, facturen te bewaren en verzonden facturen te bewaren. Deze facturen zijn eveneens nodig om belastingaangiftes te kunnen doen.

4. Offertes

Voor het opstellen en versturen van offertes gebruikt Stichting Project Icarus de benodigde persoonsgegevens. Dit zijn onder andere naam (voornaam en achternaam) en e-mailadres.

4.      Periode van opslag

Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij jouw persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG moeten wij vervolgens aangeven wat de opslagperiode van persoonsgegevens is.

• Verwerkingsdoeleinden:

1. Stichting Project Icarus Nieuwsbrief

Nieuwsbrieven worden enkel verzonden aan personen/bedrijven die hiervoor gekozen hebben. Middels ‘opt-in’ kan deze keuze gemaakt worden. Opt-in betekent dat je expliciet toestemming hebt gegeven om jouw e-mailadres te gebruiken, voor het versturen van nieuwsbrieven. De e-mailadressen voor de nieuwsbrieven blijven bewaard in een hiervoor bedoelde mailinglijst. Kies je ervoor jezelf uit te schrijven voor de nieuwsbrieven van Stichting Project Icarus? Dan word je e-mailadres verwijderd uit de mailinglijst.

2. Contact opnemen

De bewaartermijn van de gegevens die ontvangen zijn door een contactverzoek met ons verschilt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de aard van het contactverzoek. Gaat het om een vraag waarbij eenmalige beantwoording volstaat? Dan verwijderen wij de ontvangen gegevens doorgaans direct. Indien de aard van het contactverzoek noopt tot het langer bewaren van gegevens (denk aan een offerte aanvraag of andersoortige verkoopkans), bewaren wij deze ook langer. Indien blijkt dat het bewaren van de gegevens geen nut heeft, verwijderen wij deze maximaal 1 jaar nadat wij ze hebben ontvangen.

3. Het verzenden van facturen

Volgens de wet zijn wij verplicht om facturen (en andere administratie) te bewaren. De Belastingdienst dient immers de mogelijkheid te hebben om ons te controleren. Volgens de eisen van de Belastingdienst, moeten wij onze facturen in ieder geval 7 jaar bewaren. Wij conformeren ons in alle gevallen aan deze eisen. Na het verstrijken van deze termijn, bewaren wij jouw persoonsgegevens voor een periode van maximaal 5 jaar.

4. Offertes

Offertes worden verwijderd na een termijn van 2 jaar. De termijn begint te lopen vanaf het moment dat een offerte wordt geweigerd of overgaat in een concrete overeenkomst tussen partijen.

5. Andere doeleinden

Persoonsgegevens die verzameld worden met andere doeleinden dan hierboven beschreven worden maximaal 2 jaar bewaard. Deze termijn begint na het laatste contactmoment, danwel dienst die uitgevoerd is.

5.      Ontvangers van persoonsgegevens

Stichting Project Icarus deelt persoonsgegevens met derde partijen: dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal Stichting Project Icarus zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG.

Om de beste service te garanderen vanuit Stichting Project Icarus, werken wij samen met bepaalde externe partijen. Denk hierbij aan partijen die onze vanuit overheidswege gegevens nodig hebben. Hieronder bieden wij je een overzicht van externe partijen die persoonsgegevens van u ontvangen.

Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van je ontvangen:

• Belastingdienst/overheidsinstanties

Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Cookies

Wil je weten welke cookies Stichting Project Icarus plaatst? Raadpleeg dan onze cookieverklaring.

6.      Beveiliging

Allereerst is het goed om aan te stippen dat van uw persoonsgegevens geen fysieke kopieën worden gemaakt. Uw gegevens worden enkel beheerd in eerdergenoemde systemen en software.

De persoonsgegevens die door Stichting Project Icarus (of eerder besproken derden) worden beheerd, zijn enkel toegankelijk via de software die Stichting Project Icarus gebruikt. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord. Wachtwoorden van sites worden opgeslagen in Apple sleutelhanger. Deze is alleen toegankelijk op bestaande apparaten met een wachtwoord. Op nieuwe apparaten geldt een tweestapsverificatie. Bij een tweestapsverificatie wordt een code vanuit de software gegenereerd. Deze code wordt vervolgens verzonden naar Stichting Project Icarus. Deze code wordt vervolgens gebruikt bij het inlogproces.

Wij gebruiken de IWP-software, zoals InfiniteWP. Dit is een software die maandelijks onderhoud verricht. Op deze software zit een tweestapsverificatie.

De apparaten waarmee uw gegevens worden geopend zijn tevens vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan. Hierbij gaat het enkel om de noodzakelijke apparaten.

Ook wordt uw bezoek aan onze website beveiligd door een officieel SSL-certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met Stichting Project Icarus privé is. Deze beveiliging herkent u aan het groene slotje voor de URL.

Tot slot wordt uw bezoek aan de website van Stichting Project Icarus beveiligd door een ‘’https’’ beveiliging. Dit betekent dat u verbinding met Stichting Project Icarus privé is.

7.      Je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens

Hieronder geven we je een overzicht van de rechten die je hebt met betrekking tot je persoonsgegevens en ons gebruik hiervan. Hoewel we bij Stichting Project Icarus op minimale wijze persoonsgegevens verzamelen en verwerken, vinden wij het belangrijk je toch te wijzen op de rechten die je in het kader van de AVG hebt.

a.       Recht op inzage (artikel 15 AVG)

Te allen tijde heb je het recht je gegevens op te vragen, die bij Stichting Project Icarus zijn vastgelegd en bewaard. Dit kan middels het sturen van een e-mail of via telefonisch contact. Je krijgt dan een duidelijk overzicht van je gegevens.

b.      Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Kloppen je gegevens (die wij in bewaring hebben) niet meer of zijn deze veranderd? Dan heb je het recht om dit te laten rectificeren door Stichting Project Icarus.

c.       Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)

Volgens de AVG heb je het recht, indien redelijk en mogelijk, Stichting Project Icarus te verzoeken gegevens over te dragen aan een andere partij.

d.      Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)

Je hebt in bepaalde gevallen het recht om Stichting Project Icarus te vragen gegevens te vernietigen. Dit kun je doen met een beroep op het recht op vergetelheid. In de volgende situaties moet Stichting Project Icarus je persoonsgegevens vernietigen:

• Stichting Project Icarus heeft je gegevens niet meer nodig voor doelen waar Stichting Project Icarus de gegevens voor verzameld heeft.
• Je hebt uitdrukkelijk toestemming gegeven aan Stichting Project Icarus om gebruik te maken van gegevens, maar trekt deze nu in. Dit kan bijvoorbeeld via de ‘uitschrijf button’ voor nieuwsbrieven.
• Je maakt bezwaar tegen verwerking van gegevens. Je hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn je belangen groter dan de belangen van Stichting Project Icarus met betrekking tot verwerking van je gegevens? Dan heb je een relatief recht van bezwaar. Dat betekent dat wissen niet direct hoeft te geschieden, maar pas dan wanneer is vastgesteld dat jouw belang zwaarder weegt.
• Wanneer Stichting Project Icarus je gegevens onrechtmatig zou verwerken, heb je direct de mogelijkheid te vragen de gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van je persoonsgegevens.
• Wanneer Stichting Project Icarus een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is Stichting Project Icarus verplicht om je gegevens te wissen.
• Wanneer je als betrokkene jonger dan 16 bent en Stichting Project Icarus heeft je gegevens via een app of website verzameld, dan kun je vragen aan Stichting Project Icarus de gegevens direct te wissen.

Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid uit de AVG. Zie voor meer informatie de volgende pagina.

e.      Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je vind dat Stichting Project Icarus niet op de juiste wijze met je persoonsgegevens is omgegaan. Dat kan via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens handelt deze klacht dan af.

f.        Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)

Je hebt te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen gegevensgebruik. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.

Gebruik maken van bovenstaande rechten?

Een e-mail aan [email protected] is in de meeste gevallen al genoeg om gebruik te maken van je rechten. Twijfelen wij eraan of je bent wie je zegt dat je bent? Dan kunnen we je verzoeken een kopie van je identiteitsbewijs aan te leveren. Hierbij vragen we je altijd om een kopie van het identiteitsbewijs, zoals dit is voorgeschreven door de Rijksoverheid. Echter zal in de meeste gevallen een minder ingrijpende wijze van identiteitsachterhaling voldoende zijn.

8.      Plichten

Stichting Project Icarus verwerkt je persoonsgegevens, zoals aangegeven, op grond van een gerechtvaardigd belang. Je persoonsgegevens zullen nooit verkocht worden aan een derde.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van diensten. Wanneer je deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan Stichting Project Icarus de diensten niet (naar behoren) aanbieden.

Indien het noodzakelijk is je gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.

Wij kunnen de privacyverklaring te allen tijde wijzigen. Wij maken wijzigingen altijd kenbaar via de Stichting Project Icarus nieuwsbrief.

Stichting Project Icarus behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer Stichting Project Icarus dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van Stichting Project Icarus. Hierbij trachten wij jouw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.

Heb je nog vragen over ons privacybeleid? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.

[email protected] l +31 (0)6 46 13 92 96

Godfried Bomansstraat 2a l 4103 WR l Culemborg

KvK Nr. 64655253

Versie 2021